Die 5 beliebtesten ECM Systeme für den Mittelstand

Welches Enterprise Content Management System – kurz ECM System – sollten Sie einsetzen, um Ihre wertvollen Informationen permanent verfügbar und sicher abzulegen? Wir geben Ihnen in diesem Artikel einen kleinen Überblick über 5 Anbieter.

 

Braucht ein Mittelständler überhaupt ECM Software?

Sollten Sie in Ihrer Organisation ein ECM System einsetzen? Sammeln Sie Daten zu folgenden Themen:

  • Mitarbeiterzahl
  • Dokumentenaufkommen
  • gesetzliche Anforderungen an Revisionssicherheit und Archivierung

Wenn Sie diese Kennzahlen Ihres Unternehmens untersuchen und feststellen, dass Sie aufgrund der Komplexität Ihrer Organisation ein durchdachtes Ablagesystem  benötigen, um alle internen und externen Anforderungen an das Dokumentenmanagement zu erfüllen, sollten Sie auf ECM Software setzen. ECM steht für Enterprise Content Management, auf Deutsch Inhalteverwaltung für Unternehmen. Noch einfacher gesagt: ECM ermöglicht die Kunst, benötigte digitale Ressourcen in einer Organisation dort verfügbar zu halten, wo sie benötigt werden. Damit hat ECM sehr viel zu tun mit DMS, als mit Dokumentenmanagementsystemen.

Der Markt für Enterprise Content Management Systeme ist tendenziell unübersichtlich, deswegen wollen wir Ihnen auf leichtverständliche Art 5 bewährte Lösungen vorstellen, darunter sowohl Gratis- als auch Bezahlversionen.

 

[Kostenloses ECM] Alfresco – Open Source ECM System mit aktiver Community

Nicht nur die amerikanische Weltraumbehörde NASA und die New Yorker Philharmoniker (www.alfresco.com/de/kunden) setzen auf Alfresco. Alfresco erfreut sich großer Beliebtheit und verfügt über eine äußerst aktive Community. Das hat einen einfachen Grund: Die Alfresco Community Edition ist als leistungsfähiges ECM kostenlos nutzbar und enthält ausschließlich quelloffene Software. So sind Anpassungen – entsprechendes Know-how vorausgesetzt – mühelos möglich. Wahrscheinlich müssen Sie auch nicht allzu lang suchen, bis Sie einen Experten finden, der Ihnen zu einem fairen Preis weiterhilft.

 

[ECM Profilösung] ECM Software nahtlos in Ihre Windows-Umgebung integriert: Microsoft Sharepoint

Wenn Sie bereits wie viele Mittelständler in einer Windows-Umgebung arbeiten und Ihre Workflows größtenteils auf Microsoft Office basieren, dann sollten Sie sich den Microsoft Sharepoint als ECM System genauer ansehen. Sharepoint integriert sich nahtlos in Ihre Office-Umgebung und Ihre Mitarbeiter merken kaum, dass sie nicht auf einem gewöhnlichen Dateiserver arbeiten. Mit Wiki-Funktion, leistungsfähigem Versions-Management und Kollaborationsfunktionen ist dieses ECM zwar nicht günstig, dafür aber enorm leistungsfähig.

 

[ECM Profilösung] DOCUframe – Enterprise Content Management System für den Mittelstand

Eine individuelle ECM Software Lösung bietet das normalerweise als DMS-System gehandelte DOCUframe. Dieses von der deutschen Softwareschmiede GDS Software mbH lizensierte System lässt sich dank einer modularen Programmiersprache mit überschaubarem Aufwand individuell an Ihre Geschäftsprozesse anpassen. Es  sind alle Funktionen verfügbar, die leistungsfähige ECM Systeme auszeichnen:

  • Versionsmanagement
  • Revisionssicherheit
  • Zugriffskontrolle und Berechtigungskonzept

Mit Unterstützung von DMS-Dienstleistern (in München z.B. DOCUBYTE) kann DOCUframe bis in das kleinste Detail konfiguriert werden. So unterstützt dieses DMS/ECM System Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit mit digitalen Dokumenten und fördert Produktivität und Kollaboration.

 

[ECM Gratis] drupal.org: Vom CMS zum ECM System

Im Kern ist Drupal ein klassisches CMS. Doch mit standardmäßig enthaltenen Community-Funktionen und dem detailliert steuerbaren Berechtigungskonzept kann man es mit den entsprechenden Plug-Ins auch als kostenloses ECM System verwenden. drupal.org hat als Open Source Software den Vorteil, dass Sie bei Bedarf die Programmquellen anpassen dürften. Das ist aber meist überhaupt nicht notwendig, denn es gibt für nahezu jede Anforderung eine passende Erweiterung. Experimentierfreudigere Unternehmen können sich diese Alternative gefahrlos ansehen und testen, ob das freie CMS bereits ihren Ansprüchen genügt.

 

[ECM Profilösung] Vom Leitz Ordner zur ECM Software: ELOprofessional

ELOprofessional (die ersten drei Buchstaben stehen für Elektronischer Leitz Ordner) ist vor allem in Sachen digitaler Archivierung und Management von Dokumenten gut geeignet. Das ist der Abstammung geschuldet, ELO ist eine Tochter der Louis Leitz Gruppe. Daher finden sich in der ECM Software eine Menge Analogien zum klassischen Leitz-Ordner. Doch angestaubt ist das ECM System auf keinen Fall. Viele Plug-Ins sorgen dafür, dass sich ELOprofessinal optimal in Ihre Systemlandschaft integriert und Ihren Mitarbeitern die volle ECM-Power bietet.

 

Wie Sie auch immer arbeiten – das ECM System muss angepasst sein.

Egal ob kostenloses Open Source Produkt oder voll integrierte kommerzielle Lösung von Microsoft: Das ECM System muss an Ihre Prozesse angepasst werden. Hier helfen nur kompetente Dienstleister. Diese bringen den von der ECM Software erwarteten Produktivitäts- und Sicherheitsschub in Ihr Unternehmen.

 

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